VERBİS İçin Yıllık Çalışan Sayısı Ve Yıllık Mali Bilanço Hesaplaması Nasıl Yapılır ?

VERBİS

7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVK Kanunu) göre Veri sorumlusu, şirket içindeki kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

Yani aslında şirketinizin tüzel kişiliği KVKK kapsamında veri sorumlusu sıfatı ile anılmaktadır. Şirketinizin KVKK kapsamında birçok sorumluluğu vardır. Bunlardan bir tanesi de VERBİS ‘e kayıt olma zorunluluğudur.

Öncelikle VERBİS hakkında sizleri kısaca bilgilendirmek isteriz. VERBİS ‘ in açılımı Veri Sorumluları Bilgi Sicil Sistemidir. VERBİS veri sorumlularının kayıt olmak zorunda oldukları ve veri işleme faaliyetleri ile ilgili bilgileri beyan ettikleri bir kayıt sistemidir. Veri sorumlularının, Kurulun gözetiminde Başkanlık tarafından tutulmakta olan Veri Sorumluları Siciline kaydolmaları zorunludur. Dolayısıyla veri sorumlularının kimler olduğunun kamuya açıklanması ve bu yöntemle kişisel verilerin korunması hakkının daha etkin şekilde kullanılması hedeflenmektedir.

Bilindiği gibi şirketler KVKK Uyum Sürecine ilk olarak kişisel veri envanteri oluşturarak başlamaktadır. Kişisel veri envanterinin amacı şirketinize ait kişisel veri haritasını ortaya koymaktır. Şirketinize ait Kişisel Veri Envanteri incelenerek şirketiniz bünyesinde hangi kişisel verilerin işlendiğini, ilgili kişisel verilerin nerelere hangi hukuki sebep ve amaç ile gönderildiğini, kişisel verilerin toplanma yöntemi ve saklanma süreleri gibi birçok bilgiye ulaşılmaktadır. Kişisel Veri Envanteri, KVKK anlamında şirketinizin temel yapı taşıdır. Envanter, KVKK Uyum Sürecinin her aşamasında kullanılacağı gibi aynı zamanda VERBİS sistemine kayıt olurken de kullanılmaktadır.

Şöyle ki, VERBİS sistemine kayıt olmak demek aslında şirketinizin kişisel veri haritasını VERBİS’ e ait internet sitesine yüklemeniz demektir. Yani KVKK Uyum Süreci kapsamında elde ettiğiniz Kişisel Veri Envanterini https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresine yüklemeniz anlamına gelmektedir. İkisi arasında fark sadece Kişisel Veri Envanteri çok daha detaylı bir yapıdadır. VERBİS sizden bu kadar detaylı bilgi beklememektedir. VERBİS daha sade ve yalın sorular ile sizleri yönlendirmektedir.

VERBİS İÇİN ÇALIŞAN SAYISI VE MALİ BİLANÇO NASIL HESAPLANIR?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında VERBİS Sistemine giriş yapması gereken firmaların kimler olduğu anlatılmıştır.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yıllık çalışan sayısı 50'den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının 30.06.2020 tarihine kadar VERBİS Sistemine giriş yapması gerekmektedir. Peki, bu rakamlar nasıl hesaplanır?

A) KVKK KAPSAMINDA YILLIK ÇALIŞAN SAYISI NASIL HESAPLANIR?

Kurulun istisna ve kayıt yükümlülüğü bağlanma tarihiyle ilgili kararlarında “yıllık çalışan sayısı” kriteri de dikkate alınmıştır.

Yıllık çalışan sayısının hesaplanması için o yılın tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içindeki 12 aydan en az 7 ‘sinin her birinde Veri Sorumlusunda yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aylık verilmekte olan Muhtasar ve Prim Hizmet beyannamesinde bildirilen çalışan sayısının dikkate alınması gerekmektedir. Ayrıca söz konusu 7 ayın aynı yıl içinde olmak kaydıyla arka arkaya ardışık aylar olması gerekmemektedir.

Buna göre, bu Veri Sorumlusu 2018 yılı içerisinde Sosyal Güvenlik Kurumuna vermiş olduğu Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamelerinin en az 7 sinin her birinde bildirilmiş olduğu çalışan sayısının 50den çok olması halinde kayıt yükümlülüğü 01.01.2019 tarihinde başlamış olacaktır.

B) KVKK KAPSAMINDA YILLIK MALİ BİLANÇO TOPLAMI NASIL HESAPLANIR?

Kurulun istisna ve kayıt yükümlülüğü başlama tarihleriyle ilgili kararlarında, diğer bazı kriterlerle birlikte “yıllık mali bilanço toplamı” kriteri de dikkate alınmıştır.

Bu kararlarda yer alan yıllık mali bilanço toplamının hesaplanması için öncelikle tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisinde veri sorumlusu tarafından yetkili kamu kurumuna yıllık olarak vermekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tablolarda yer alan mali bilanço bilgisinin dikkate alınması gerekmektedir.

Buna göre veri sorumlusunun beyannamesi ekindeki bilançoda yer alan “aktif” ya da “pasif” bölümündeki toplam rakam esas alınmalıdır. Bu rakamlar eşit olmak zorundadır.